2 Mers Seas Zeeën INTERREG IV A

Het is een EU-programma dat subsidie kan verstrekken voor samenwerkings¬projecten tussen organisaties in de in aanmerking komende gebieden in Engeland en organisaties in de in aanmerking komende gebieden in Frankrijk, België en/of Nederland. Deze projecten kunnen betrekking hebben op diverse thema’s, waaronder economische ontwikkeling, milieu en leefkwaliteit.

Het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat heeft de dagelijkse leiding over het programma. Dit GTS is rechtstreeks gekoppeld aan de Conseil Régional Nord-Pas de Calais, de Beheersautoriteit van het programma.

Over het algemeen wordt projectleiders geadviseerd om het aantal partners onder de 10 te houden, maar een project mag meer partners omvatten. Projecten in het kader van de prioriteiten 1, 2 en 3 moeten ten minste één Britse partner en één partner uit een andere lidstaat hebben.

Ja, dat kan. Lees de informatie over de Gemeenschappelijke Prioriteit (zie onder ‘Belangrijke Info’) zorgvuldig door en vergeet niet om in het aanvraagformulier die cellen in te vullen die specifiek betrekking hebben op die prioriteit.

Het programma moet nog beslissen hoe de regeling voor microprojecten precies zal worden ingevuld.

Het aanvraagformulier telt het aantal woorden in de betreffende gedeelten automatisch. Het GTS zal hier pragmatisch mee omgaan, met name wanneer het aantal woorden groter is geworden in vertalingen van de oorspronkelijke versie. Maar nogmaals, toch wordt projecten aangeraden om binnen de aangegeven grenzen te blijven.

Ja, maar u wordt verzocht om het aantal subacties in de spreadsheet te beperken tot zes. Deze informatie zal worden gebruikt om bepaalde essentiële mijlpalen van het project bij te houden. Andere acties kunnen worden vermeld onder activiteiten.

De bevestiging dat partners in het aanvraagformulier de juiste rechtsvorm hebben opgegeven, hangt af van de lidstaat waar de partner is gevestigd. In het geval van private ondernemingen moeten de lidstaten ook de status van de ontvangen ‘de minimis’-steun bevestigen.
Het 2 Zeeën-programma hanteert de definitie van ‘publiekrechtelijke instellingen’ zoals opgenomen in richtlijn 2004/18/EG, art. 1, lid 9.

Partners dienen er bovendien voor te zorgen dat:
1) resultaten beschikbaar zijn voor het publiek;
2) de procedures voor overheidsopdrachten worden nageleefd.

Nee. Het is mogelijk dat één persoon al deze taken uitvoert, maar het is belangrijk dat de financieel manager een financiële achtergrond heeft. Ze moeten allemaal in dienst zijn van de Hoofdpartner.

Alle projectpartners moeten actief samenwerken. Bovendien moet de samenwerking noodzakelijk zijn om de uitkomsten en resultaten van het project te verwezenlijken. Voor projecten gelden de volgende vier samenwerkingscriteria:
- gezamenlijke ontwikkeling, d.w.z. alle partners moeten bijdragen aan de ontwikkeling van het project;
- gezamenlijke personeelsinzet, d.w.z. de projectpartners hebben een afgebakende taak en zetten personeel in om deze uit te voeren, zonder dat taken onnodig bij verschillende partnerorganisaties worden gedupliceerd;
- gezamenlijke implementatie, d.w.z. alle partners nemen de verantwoordelijkheid voor verschillende onderdelen van de uitvoering;
- gezamenlijke financiering, d.w.z. alle partners dragen bij door cofinanciering.

Dit hangt af van het soort project. Indien van toepassing wordt projecten gevraagd om een schatting te maken.

Stages tellen niet als tijdelijke banen als er geen arbeidscontract is.

Hangt af van het soort project; maak een schatting indien van toepassing.

Het samenwerkingsverband bepaalt wanneer de voorbereidingsfase eindigt en de implementatiefase begint. Kosten die vóór de goedkeuring van het project worden gemaakt, zijn uiteraard voor risico van de projectpartners. Per projectoproep is er een specifieke periode vastgesteld waarin de kosten subsidiabel zijn. Zie bijlage 4 van de Programmarichtlijnen omtrent Subsidiabiliteit en Projectbeheer (Programmahandleiding).

Binnen het 2 Zeeën-programma kan slechts 50% EFRO per partner worden aangevraagd.

Ja. De projectpartners moeten er echter op toezien dat dit op grond van de nationale regelgeving in hun land is toegestaan.

Er is de mogelijkheid voor een flexibiliteit van 15% in de 'kosten opgesplitst per budgetlijn' en in de 'kosten opgesplitst per activiteit (bindend)'. Wijzigingen van meer dan 15% in budgetlijnen of in de begroting van activiteiten moeten officieel worden aangevraagd. Zie Programmarichtlijnen omtrent Subsidiabiliteit en Projectbeheer (Programmahandleiding).

Gedeelde/gezamenlijke kosten zijn niet subsidiabel, omdat zij in de auditprocedures niet kunnen worden geverifieerd. De kosten van de functie van coördinator, bijvoorbeeld, mogen niet door twee partners worden gedeeld. De partners mogen wel afspreken om bij wijze van compensatie andere kosten te betalen.

Geadviseerd wordt om een voorzichtige wisselkoers te gebruiken bij het berekenen van de kosten voor het Aanvraagformulier. moeten bedragen van uitgaven die gebeurd zijn in een nationale munt, die verschilt van de euro, omgezet worden naar euro gebruik makend van de maandelijkse wisselkoers van de Europese Commissie van de maand waarin de uitgaven geregistreerd zijn in de boekhouding van de projectpartner. Dit tarief wordt elke maand elektronisch gepubliceerd door de Europese Commissie op: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en. Wisselkoersverliezen of -winsten komen voor rekening van het project, niet van het programma.

Merk op dat administratiekosten (de som van directe plus indirecte algemene kosten) zijn beperkt tot 25% van de personeelskosten van de partner.
Zie paragraaf 4.3.2 van de Programmarichtlijnen omtrent Subsidiabiliteit en Projectbeheer (Programmahandleiding).
Voor overheadkosten (alleen indirecte algemene kosten) hanteert het programma een berekingsmethode die uitgelegd wordt in de Programmarichtlijnen omtrent Subsidiabiliteit en Projectbeheer (Programmahandleiding). Het is VERPLICHT om gebruik te maken van de daar genoemde verhouding.

Ja. Voor een verzoek tot uitbetaling moet iedere partner bij de hoofdpartner indienen: zijn financieel rapport met inbegrip van de declaratie, het rapport met de bijdragen per activiteit en de verklaring van de eerstelijnscontroleur.
De Hoofdpartner produceert de voortgangsrapporten van het project (consolidatie van de financiële rapporten van de partners + productie van het activiteitenrapport)
De controleur van de Hoofdpartner zal de uitgaven van de Hoofdpartner rapportencontroleren, het voortgangsrapport van het project en de kwaliteit van de controles uitgevoerd door de eerstelijnscontroleurs van de partners. De Hoofdpartner dient het voortgangsrapport van het project en de getekende claims van de eerstelijnscontroleur (van de Hoofdpartner en van de projectpartners) in bij het GTS.
Zodra de voortgangsrapporten zijn goedgekeurd, ontvangt de Hoofdpartner de EFRO-betaling (in euro’s). Hij moet deze vervolgens onder zijn partners verdelen, afhankelijk van het bedrag waarop zij op grond van hun claims recht hebben.

Ja, als het gaat om kosten in verband met het opstellen van het definitieve betalingsverzoek. Deze kosten moeten in het laatste betalingsverzoek worden opgenomen dat bij het GTS moet worden ingediend binnen de 3 maanden na het einde van de projectactiviteiten.

Activiteiten die door het GTS worden georganiseerd, zijn gratis. Gemaakte kosten (d.w.z. reiskosten) kunnen worden gedeclareerd in de voortgangsrapporten. De hoofdpartner wordt geadviseerd om deze kosten bij het opstellen van de het Aanvraagformulier op te nemen in de begroting van de hoofdpartner.

Het ingevulde aanvraagformulier moet uiterlijk op de laatste dag van de projectoproep per e-mail worden gestuurd. Daarnaast moet het GTS uiterlijk op de laatste dag van de projectoproep (19.00 uur Franse tijd) een originele geprinte versie en 2 kopieën op papier, met vertalingen, hebben ontvangen. Het adres voor indiening van de geprinte versies van het aanvraagformulier is te vinden op het aanvraagformulier.

Nee, alleen de hoofdpartner.

Ja, alle partners moeten een intentieverklaring invullen. Sjablonen hiervoor zijn te vinden op de programmawebsite.

In alle talen van de projectpartners. Als uw project partners heeft in Engeland, Frankrijk en Vlaanderen/Nederland, dan moet u 3 aanvraagformulieren invullen: één in het Engels, één in het Frans en één in het Nederlands. Als u alleen 1 Franse en 1 Engelse partner hebt, dan moet u 1 aanvraagformulier in het Frans en 1 aanvraagformulier in het Engels invullen.

Alleen de originele, ondertekende intentieverklaringen van alle partners die bij het project zijn betrokken, en bankgaranties indien de hoofdpartner een particuliere onderneming of een non-profitorganisatie is.

Een wettelijk vertegenwoordiger. Iemand die bevoegd is om namens de organisatie te tekenen.

Bankgaranties zijn alleen verplicht voor hoofdpartners die particuliere ondernemingen of non-profitorganisaties zijn. Bankgaranties moeten worden afgegeven door een bank of andere financiële instelling. Dit zijn documenten die het door de hoofdpartner aangevraagde EFRO-bedrag dekken in het geval dat de organisatie of een partnerorganisatie in de financiële problemen komt. De samenwerkingsovereenkomst moet daarom maatregelen omvatten die het samenwerkingsverband in een dergelijk geval beschermen. De andere partners hoeven geen bankgarantie over te leggen.

Ja, zolang u niet onder beide programma’s dezelfde kosten declareert. Maar denk eraan dat de cofinanciering niet afkomstig mag zijn van andere financiële instrumenten van de EU.

Nee, de bankrekening mag ook in ponden zijn. Eventuele verliezen in verband met de wisselkoers komen echter voor rekening van het samenwerkingsverband.

Aanvragers zullen ongeveer drie tot vier maanden na indiening te horen krijgen of hun project al dan niet is goedgekeurd, zodra de Stuurgroep hierover een besluit heeft genomen.

De verslagperioden lopen van 1 januari tot 30 juni en van 1 juli tot 31 december. Na afloop van iedere verslagperiode hebben projecten nog twee maanden de tijd om hun claim in te dienen. Dit betekent dat claims ieder jaar uiterlijk op 1 maart en 1 september bij het GTS binnen moeten zijn.

Alle claims worden door de hoofdpartner naar het GTS in Lille gestuurd.

Alle claims moeten worden ingediend in euro. De EFRO-subsidie wordt ook in euro aan de hoofdpartners uitbetaald.

Uitbetaling door het programma geschiedt op volgorde van ontvangst van de claims. Daarom kunnen projecten hun claims het best zo snel mogelijk na het einde van de verslagperiode bij het GTS indienen. Na indiening van de claim kan het enkele maanden duren voordat wordt uitbetaald. Dit is afhankelijk van de kwaliteit van het ingediende rapport en de uitgevoerde eerstelijnscontrole.

Alle partners moeten voorzieningen treffen om alle originele documenten (of gewaarmerkte kopieën, indien van toepassing) met betrekking tot hun gedeelte van het project veilig en overzichtelijk te bewaren tot 31 december 2025.
Daarnaast moet de hoofdpartner ook kopieën bewaren van documenten die betrekking hebben op het gehele project.

Eerstelijnscontroles zijn controles door een onafhankelijke bevoegde controleur om de uitgavenclaims van alle bij het project betrokken partners te valideren en na te gaan of deze overeenkomen met het oorspronkelijke Aanvraagformulier, de eisen van het programma en de Europese en nationale regelgeving.

Eerstelijnscontroles vinden elke 6 maanden plaats, op het niveau van alle partners.

Elke lidstaat is verantwoordelijk voor het organiseren van zijn eigen systeem voor eerstelijnscontrole. Lidstaten hebben gekozen voor twee verschillende soorten systemen: gecentraliseerd controlesysteem (in het geval van België-Vlaanderen) en gedecentraliseerd controlesysteem (in het geval van het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Nederland). Binnen het kader van een gedecentraliseerd controlesysteem is het niet toegestaan dat meerdere partners in één lidstaat al hun documenten centraliseren en een eerstelijnscontroleur benoemen om de uitgaven en activiteiten van meerdere partners te verifiëren: Elke partner moet zijn eigen eerstelijnscontroleur (intern of extern) aanduiden die in beide gevalle moet goedgekeurd worden door het Centraal Goedkeuringsapparaat (bevoegde nationale autoriteit).
Het eerstelijnscontrolesysteem in ieder land is de verantwoordelijkheid van de afzonderlijke lidstaten (volgens Artikel 16 van Verordening (EG) 1080/2006). Zie de Programmarichtlijnen omtrent de Eerstelijnscontrole.

Er is geen eindaudit meer nodig omdat er gedurende de gehele looptijd van het project eerstelijnscontroles worden uitgevoerd.

Het is belangrijk dat projectleiders hiervoor in hun Aanvraagformulieren een realistisch bedrag begroten. Zo mogelijk moeten zij vóór het indienen van hun project offertes aanvragen.